System - Bí quyết giúp mình duy trì động lực dài hạn khi là một solo creator

Một hệ thống tốt không phải là một hệ thống cứng nhắc. Thực tế, những hệ thống linh hoạt, dễ dàng điều chỉnh theo từng hoàn cảnh mới là những hệ thống bền vững.

Sep 18, 2024

Khi bước vào hành trình làm solo creator, mình đã nghĩ rằng mọi thứ sẽ thật tự do và đầy hứng khởi. Nhưng như nhiều người đã trải qua, con đường làm việc một mình không phải lúc nào cũng màu hồng và thoải mái.

Những ngày đầu tràn đầy nhiệt huyết nhưng rồi cũng nhanh chóng chuyển sang những cảm xúc hỗn độn: cô đơn, mất phương hướng, và thậm chí là stress, cạn kiệt động lực.

Nhưng điều đã giúp mình đứng vững và tiến bước mỗi ngày không chỉ là niềm đam mê mà còn là một yếu tố cực kỳ quan trọng: System – hệ thống quản lý công việc và bản thân.

Vì sao tư duy hệ thống quan trọng khi làm sáng tạo nội dung?

Mera Cao

August 10, 2024

Read full story

Hành trình tìm kiếm động lực bền vững

Có một giai đoạn mình chạm đáy của stress, và tình cờ nghe được một đoạn chia sẻ của Jeff Bezos từ Wisdom Wordx. Những lời của ông đã mở ra cho mình một góc nhìn hoàn toàn mới:

“Một trong những nguyên nhân chính gây ra stress, là việc mình không hành động, né tránh những nhiệm vụ đáng lẽ nên được làm.”

Mình đã luôn bối rối, không biết nên ưu tiên điều gì trước, không rõ đã tiến bao xa, hay cần làm gì tiếp theo.

Mỗi ngày trôi qua giống như một cuộc đua vô định, và mình thường bị cuốn vào những chi tiết nhỏ nhặt, từ đó lạc lối và quên mất mục tiêu lớn. Khi không có quy trình cụ thể, sự tự do mà mình kỳ vọng lại trở thành gánh nặng, khiến mình mất phương hướng và khó duy trì hiệu suất ổn định trong công việc.

Nhận ra điều đó, mình đã quyết định xây dựng một System riêng.

System - Người bạn đồng hành

Hệ thống không chỉ là những bản kế hoạch hay những to-do list rập khuôn.

Đối với mình, system là một chuỗi các quy trình giúp mình tự động hóa và tổ chức lại công việc, để mình không phải lo lắng về từng chi tiết nhỏ lẻ.

Nó giúp mình xác định rõ đâu là những nhiệm vụ quan trọng, đâu là những việc có thể tự động hóa, và đâu là những bước mình cần phải tập trung hoàn toàn.

Hệ thống của mình bắt đầu từ những điều cơ bản nhất:

Lên kế hoạch hàng tuần và hàng tháng: Mỗi tuần, mình dành ra một khoảng thời gian nhất định để lên kế hoạch cho các công việc chính cần hoàn thành. Điều này giúp mình có một tầm nhìn rõ ràng về những gì cần làm, tránh được tình trạng mất định hướng.
Sử dụng các công cụ quản lý công việc: Mình tận dụng tối đa những công cụ Notion hay Google Sheet để theo dõi tiến độ công việc và lưu trữ mọi ý tưởng, nhiệm vụ. Điều này giúp mình dễ dàng quay lại những kế hoạch đã vạch ra và biết mình đang ở đâu trong quá trình thực hiện.
Phân chia nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên: Một trong những nguyên nhân khiến mình dễ mất động lực là việc bị cuốn vào những tác vụ nhỏ nhặt. Mình học cách phân chia công việc theo mức độ quan trọng và tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị lớn nhất.
Tạo ra các quy trình tự động: Những nhiệm vụ lặp đi lặp lại như đăng bài trên mạng xã hội, theo dõi tiến độ công việc, check tiến độ của mentee, khách hàng hay lên kế hoạch nội dung đều có thể tự động hóa. Mình đã tìm cách sử dụng các công cụ để tối ưu những việc này, giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt áp lực.

System giúp duy trì động lực như thế nào?

Một trong những lợi ích quan trọng mà system mang lại là khả năng giảm thiểu lo lắng và tạo cảm giác kiểm soát công việc. Khi mọi thứ được tổ chức một cách khoa học và theo thứ tự rõ ràng, mình không còn lúng túng khi bắt đầu một ngày làm việc.

Điều này giúp mình dễ dàng tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, từ đó tăng cường hiệu suất và đảm bảo tiến độ công việc.

Bên cạnh đó, system còn giúp mình dễ dàng kết hợp với trợ lý. Hiện tại, mình có hai bạn trợ lý hỗ trợ về social media và chăm sóc khách hàng. Nhờ hệ thống rõ ràng, việc phân công nhiệm vụ trở nên đơn giản, giúp team làm việc ăn ý và hiệu quả hơn.

Quan trọng hơn, hệ thống còn giúp mình theo dõi tiến trình và đánh giá kết quả đã đạt được. Nhìn lại những gì mình đã hoàn thành không chỉ tạo cảm giác tự hào mà còn là nguồn động lực để tiếp tục tiến về phía trước với sự tự tin và rõ ràng hơn.

Làm thế nào để xây dựng một System phù hợp?

Việc xây dựng một system không phải là quá trình bạn có thể hoàn thành trong ngày một ngày hai, mà đó là một hành trình thử nghiệm và điều chỉnh liên tục. Mỗi cá nhân, mỗi công việc sẽ có những nhu cầu và yêu cầu khác nhau, do đó việc xây dựng một hệ thống phù hợp đòi hỏi sự kiên nhẫn, linh hoạt và sáng tạo.

Dưới đây là một số gợi ý hữu ích giúp bạn thiết kế hệ thống của riêng mình, vừa đơn giản vừa hiệu quả:

1. Hiểu rõ nhu cầu cá nhân

Điểm khởi đầu của việc xây dựng bất kỳ hệ thống nào là hiểu rõ bản thân bạn cần gì từ nó. Điều này đòi hỏi sự tự quan sát và đánh giá kỹ lưỡng:

Bạn có đang tìm cách tối ưu thời gian không?: Nếu mục tiêu chính là tiết kiệm thời gian, bạn cần một hệ thống giúp loại bỏ các tác vụ không cần thiết và tăng cường sự tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.
Bạn có muốn giảm thiểu những công việc lặp đi lặp lại?: Nếu bạn thường xuyên bị quá tải bởi những nhiệm vụ tẻ nhạt và lặp lại, bạn cần tìm cách tự động hóa hoặc tối ưu hóa chúng.
Bạn có cần quản lý thông tin tốt hơn?: Nếu bạn cảm thấy việc lưu trữ, tìm kiếm thông tin không hiệu quả, hãy cân nhắc đến việc tổ chức dữ liệu một cách hệ thống và rõ ràng hơn.

Hãy bắt đầu bằng việc liệt kê ra những điểm khó khăn trong công việc hằng ngày của bạn và đặt câu hỏi: hệ thống của tôi cần giúp tôi cải thiện điều gì?

2. Bắt đầu từ những bước nhỏ

Đừng quá tham vọng xây dựng một hệ thống hoàn chỉnh ngay từ đầu. Điều này chỉ khiến bạn dễ dàng bị choáng ngợp và không biết bắt đầu từ đâu. Thay vào đó, hãy tập trung vào những nhiệm vụ nhỏ, đơn giản nhất và dần dần xây dựng lên từ đó:

Bắt đầu bằng việc tổ chức công việc hàng ngày: Ví dụ, bạn có thể tạo một danh sách các công việc cần làm mỗi ngày, sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên.
Xây dựng thói quen quản lý thời gian: Đặt lịch làm việc cụ thể, phân chia thời gian cho từng công việc, và đừng quên dành thời gian nghỉ ngơi hợp lý.
Thử nghiệm với các công cụ đơn giản: Bạn không cần phải áp dụng ngay các phần mềm phức tạp. Hãy bắt đầu bằng những ứng dụng quản lý công việc đơn giản như Google Keep, Notes, hoặc Todoist.

Khi những bước cơ bản đã trở thành thói quen, bạn sẽ có thể dần dần mở rộng hệ thống bằng cách thêm vào những yếu tố khác như quản lý dự án, tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại hay cải tiến quy trình làm việc.

3. Luôn linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh

Một hệ thống tốt không phải là một hệ thống cứng nhắc. Thực tế, những hệ thống linh hoạt, dễ dàng điều chỉnh theo từng hoàn cảnh mới là những hệ thống bền vững.

Bạn sẽ thường xuyên phải đối mặt với sự thay đổi: từ khối lượng công việc, mục tiêu, đến công cụ hỗ trợ. Điều quan trọng là bạn phải sẵn sàng thích nghi và thay đổi hệ thống của mình dựa trên những điều đó.

Hãy xem xét hệ thống của bạn thường xuyên: Mỗi tháng, hãy dành thời gian đánh giá lại xem hệ thống hiện tại có đang hoạt động hiệu quả hay không, có điểm nào cần cải thiện không.
Đừng ngại thay đổi: Nếu một phần của hệ thống không còn hiệu quả, đừng ngần ngại thay thế nó bằng phương pháp hoặc công cụ khác.

4. Tích hợp hệ thống vào cuộc sống hằng ngày

Một hệ thống sẽ không hiệu quả nếu chỉ nằm trên giấy hoặc trong máy tính. Bạn cần phải tích hợp nó vào thói quen làm việc và cuộc sống hằng ngày của mình. Hãy tạo ra những routine, workflow mà bạn có thể dễ dàng tuân theo:

Bắt đầu ngày mới với việc kiểm tra hệ thống: Hãy xem xét danh sách công việc cần làm và điều chỉnh lại nếu cần.
Tạo ra các khoảng thời gian cố định trong ngày để cập nhật thông tin và theo dõi tiến trình công việc.
Tài liệu hóa những bài học và kinh nghiệm: Việc ghi chép lại những gì bạn đã học được từ hệ thống sẽ giúp bạn cải tiến và phát triển hệ thống của mình theo thời gian.

Kết luận

Mình hiểu, xây dựng một system không phải là điều đơn giản, nhưng nó là bước quan trọng giúp bạn duy trì động lực và nâng cao hiệu quả làm việc trong vai trò solo creator. Điều cốt lõi là bạn cần hiểu rõ nhu cầu cá nhân, bắt đầu từ những bước nhỏ, luôn sẵn sàng thay đổi và tận dụng tối đa công nghệ.

Với sự kiên nhẫn và thử nghiệm không ngừng, mình tin là bạn sẽ tìm ra hệ thống phù hợp nhất với mình – một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp bạn duy trì sự cân bằng, tự tin và đạt được những mục tiêu dài hạn.

Hãy để lại comment bên dưới về cảm nhận của bạn hoặc câu hỏi cho mình nhé!